Outsourcing

(del inglés "fuente externa").

Es «el proceso económico en el cual una empresa determinada mueve o destina los recursos orientados a cumplir ciertas tareas, a una empresa externa, por medio de un contrato». En otras palabras, se trata de la externalización o subcontratación de servicios.

Si bien la subcontratación es algo que ha acompañado a las empresas desde la revolución industrial, el outsourcing es un fenómeno relativamente reciente. Según lo tradicionalmente aceptado, el outsourcing es la subcontratación de servicios secundarios a empresas especializadas. De este modo, los recursos y esfuerzos de la corporación pueden ser destinados a la línea principal de producción.

No debemos olvidar que, para que el outsourcing sea realmente útil, es necesario que la empresa subcontratada sea especialista en ese sector. De este modo, el ahorro de costes se produce por dos vertientes fundamentales:

1. El conocimiento del sector implica que se tiene más información de las distintas tareas y de los procesos que las componen, con lo que ajusta más y mejor la asignación de recursos (personal, herramientas, consumibles...).
2. Al dar cobertura a muchos clientes, los consumibles y herramientas necesarios son más que los que requeriría una sola empresa, pero menos que los que requerirían todos los clientes juntos, por aquello de la rotación y la optimización de horarios de trabajo.
• Por una parte, se pueden negociar mejores precios con los proveedores, reduciendo los costes de adquisición y mantenimiento. Es lo que se conoce como economía de escala.
• Por otra parte, las herramientas, el personal y otros recursos pueden rotar entre los distintos clientes, amortizando más rápidamente el coste de adquisición y aumentando su productividad

Un poco de historia

Como en muchas otras invenciones y evoluciones, fue tras la II Guerra Mundial cuando comenzó a aparecer el fenómeno deloutsourcing. Antes, las grandes factorías ya subcontrataban la fabricación de piezas; tal es el caso pionero de la Ford Motor Company, que, al inventar la cadena de montaje, tuvo que externalizar algunos procesos productivos para acelerar el montaje de automóviles. Como puede observarse, la subcontratación trajo aparejada un aumento de la producción, puesto que los recursos que antes se dedicaban a los procesos externalizados pudieron reorientarse hacia la línea general de la factoría.

¿Qué ocurrió tras la guerra? Que las empresas necesitaron un crecimiento económico importante, y ello pasaba por la mejora de la productividad. Y qué mejor manera que mejorar la productividad que dedicando más recursos al proceso productivo principal, externalizando los secundarios y los servicios adicionales.

Sin embargo, no fue hasta los años setenta cuando el outsourcing tuvo el inicio de su enorme crecimiento. La introducción de sistemas informáticos generales en las empresas hizo necesaria la presencia, más o menos rutinaria, de especialistas en informática para la subsanación de problemas y errores, reparación de hardware, instalación de software y formación en general. Sin embargo, un sistema informático puede requerir la atención ininterrumpida de un informático día sí y día también durante dos meses, para que los siguientes diez meses del año resulte innecesaria la presencia del especialista. Con estos antecedentes no traía a cuentas establecer un departamento de informática, lo que conllevó la popularización del outsourcing. Este hecho facilitó que un mismo informático rotara entre varias empresas, maximizando la productividad.

Hoy por hoy se externalizan numerosos servicios: informática, limpieza, mantenimiento, comedores y guarderías laborales, asesoría legal, contabilidad, transporte, paquetería y, en ocasiones, hasta algunas tomas de decisiones. Pero, si tan buena prensa tiene eloutsourcing, será que es beneficioso, ¿no? Lo mejor es verlo con un ejemplo:

Jugando con números

Si cien empresas tienen, cada una, diez empleados de limpieza y un coordinador del servicio de limpieza, estará soportando once salarios, que podemos cifrar, para ser generosos, en 170.000 euros anuales, a razón de 15.000 euros por empleado de limpieza y 20.000 euros por coordinador, lo que totaliza un gasto de 17 millones entre todas las empresas. Repito: siendo generoso. Además, cada empresa gasta cinco mil euros al año en productos de limpieza y otros mil euros en almacenarlos. Son 600.000 euros más de gasto entre todas las empresas. Sumemos: 17'6 millones de euros.

Ahora supongamos que una empresa de limpieza se suma al mercado. Esta empresa asume los empleados que las otras cien tenían contratados, lo cual supone mil empleados de limpieza. Total: 15 millones de euros. Además, un grupo de tres coordinadores, que sumarán 60.000 euros.

Además, hay que tener en cuenta las economías de escala: la empresa de limpieza consigue los productos para uno de sus cien clientes por cuatro mil euros, y como tiene un solo almacén, un enorme almacén, guardar los productos le cuesta 500 euros anuales por empresa. Con las cien empresas se totalizan 450.000 euros en productos.

La empresa de limpieza, pues, invierte 15.510.000 euros anuales en salarios y material. Si lo dividimos entre las cien empresas cliente, cada una deberá soportar 155.100 euros al año. Redondeemos a 160.000 euros, para darle un pequeño margen de beneficio a la empresa de limpieza, lo que resulta en 16.000.000 euros de ingresos.

Analicemos el resultado: las cien empresas iniciales están ahorrando 16.000 euros anuales cada una, lo que suma un ahorro de 1'6 millones de euros al año en el sector. Ahora, cada empresa decidirá si esos 16.000 euros son repartidos entre los accionistas, destinados a amortizar deudas o invertidos en la mejora de la productividad.

Por su parte, la empresa de limpieza obtiene al año un beneficio bruto de 490.000 euros anuales. Con una sencilla suma podemos concluir que el outsourcing ha provocado un enriquecimiento global de 2,09 millones de euros. Todo pinta bien.

¿Todo? Evidentemente no. La empresa de limpieza se basta con tres coordinadores de limpieza, por lo que 97 deberán buscarse otro trabajo. ¿Cuánto dinero ha dejado de abonarse en salarios? Pues la friolera de 1'94 millones de euros. En este caso, por tanto, de los 2'09 millones ahorrados, 1'94 se corresponden con salarios que han dejado de pagarse, mientras que los 150.000 euros restantes corresponden al ahorro por economía de escala. Dicho de otro modo, la capacidad negociadora de la empresa de limpieza reportó un 7'18 por ciento del beneficio final del sector, mientras que un 92'82 por ciento del beneficio se corresponde con el ahorro en salarios.

Conclusiones

Hay muchas conclusiones que extraer de aquí. La primera conclusión, la más evidente y la más fácil de obtener, es el problema social que el outsourcing puede infligir a, en este caso, los coordinadores de limpieza que pierden su puesto de trabajo. Sin embargo, detenerse ahí supondría un pensamiento conformista y destructivo.

Y lanzo una pregunta para corroborarlo: si la empresa de limpieza necesita sólo tres coordinadores de limpieza, ¿no sería un exceso que hubiera cien en todo el sector antes de la subcontratación? En este ejemplo queda claro que un coordinador de limpieza para diez empleados era una sobredimensión del cargo, algo que quedó solventado cuando una empresa especializada en limpieza contrató a los empleados estrictamente necesarios. Sin embargo, tiene que quedar claro que lo expuesto en este supuesto no siempre es extrapolable a lo que ocurre en el mundo del outsourcing, donde, como en cualquier otro sector, podría aplicarse aquello de de todo hay en la viña del Señor.

Como en todo, el outsourcing tiene sus ventajas y sus inconvenientes, y es una de tantas políticas empresariales que trascienden más allá de la mera decisión presupuestaria, para abarcar campos tan divergentes y variados como la productividad, la política social, la racionalización y especialización de los departamentos y hasta el celo del empresario a compartir espacio físico con otra empresa.

En resumen

Razones por las que un empresario incorporaría outsourcing a su empresa:

• La empresa registra una reducción general de costes en el ámbito externalizado
• El empresario cede la responsabilidad de dicha actividad a una empresa especializada, descargando a la empresa propia de decisiones de escasa importancia.
• Al tratarse de una empresa especializada, mejora la prestación del servicio.
• Se reducen los recursos necesarios para que la empresa produzca, o bien destina más recursos a la producción.
• Aumenta el beneficio, o bien aumenta la inversión en áreas no externalizadas.

Razones por las que un empresario no incorporaría outsourcing a su empresa:

• El personal necesario podría reducirse, lo que conllevaría malestar de los empleados y, tal vez, una acción sindical. También puede darse conciencia social en el empresario.
• El empresario puede ser reacio a que empresas externas tengan acceso a las instalaciones propias, sobre todo si la empresa de outsourcing trabaja también con la competencia.
• La cultura del empresario, del sector o de la comarca no contemplan más negociación que la necesaria con los proveedores de materia prima y las autoridades legales.

Fuentes

• Wikipedia.
• A brief story of outsourcing (http://scm.ncsu.edu/public/facts/facs060531.html)